Quy trình biên soạn và phát hành tài liệu giảng dạy

1.    Mục đích

Qui trình này qui định trách nhiệm và phương pháp tiến hành biên soạn và phát hành  giáo trình do Trường Đại học Hàng hải thực hiện để đảm bảo chất lượng biên soạn, in ấn phục vụ tốt nhất quá trình giảng dạy và học tập của thày và trò trong Trường.

2.    Phạm vi

Áp dụng cho các cá nhân và các đơn vị thuộc Trường Đại học Hàng hải có liên quan đến việc biên soạn, in ấn và phát hành giáo trình.

3.    Tài liệu viện dẫn

- Căn cứ quyết định số 309/QĐ-ĐHHH ngày 05/03/2007của Hiệu trưởng Trường Đại học Hàng hải về việc quy định tạm thời về công tác quản lý, in ấn và phát hành tài liệu phục vụ cho giảng dạy nội bộ.

4.    Định nghĩa

Thống nhất một số tên gọi sau:

- Giáo trình: là tài liệu chính dùng để giảng dạy học tập cho một môn học, được biên soạn phù hợp với đề cương môn học đã được Nhà trường duyệt.

- Bài giảng: là tài liệu cô đọng, bám sát nội dung môn học giúp cho sinh viên nắm bắt nhanh những nội dung cơ bản của môn học.

- Tài liệu tham khảo: là tài liệu giúp cho người đọc tìm hiểu sâu và rộng thêm từng phần hoặc toàn bộ môn học.

- Số đầu sách (hay tên sách) là danh từ dùng để chỉ số lượng các tên sách: mỗi tên sách, mỗi tập của một tên sách được coi là một đầu sách.

- Số bản sách (hay cuốn): là số lượng của một đầu sách.

5. Nội dung

Lưu đồ thực hiện quy trình biên soạn và phát hành bài giảng, giáo trình

5.1 Quy định về trách nhiệm

5.1.1 Tổ trưởng bộ môn

Tổ trưởng bộ môn là người chịu trách nhiệm về nội dung của giáo trình được biên soạn, đảm bảo cho nội dung giáo trình bám sát đề cương môn học, cập nhật được những kiến thức mới của trong và ngoài nước, đảm bảo giáo trình biên soạn ra được dùng làm tài liệu chính cho giảng dạy và học tập của môn học. Tổ trưởng Bộ môn có trách nhiệm ký phiếu đăng ký và đôn đốc việc thực hiện hợp đồng biên soạn các tài liệu.

5.1.2  Chủ nhiệm khoa

Chủ nhiệm khoa chịu trách nhiệm cân đối chung kế hoạch biên soạn giáo trình trong toàn Khoa, tránh trùng lặp giữa các bộ môn, các ngành học, phân công Bộ môn biên soạn giáo trình, ký phiếu đăng ký biên soạn giáo trình, phối hợp với Hội đồng giáo trình chuyên ngành, tổ chức nghiệm thu bản thảo.

5.1.3  Chủ tịch Hội đồng giáo trình chuyên ngành

Chủ tịch Hội đồng giáo trình chuyên ngành chịu trách nhiệm về chất lượng khoa học của giáo trình được biên soạn và ký biên bản nghiệm thu bản thảo.

5.1.4  Trưởng Phòng Khoa học – Công nghệ

Trưởng Khoa học – Công nghệ chịu trách nhiệm lập kế hoạch biên soạn giáo trình, ký hợp đồng biên soạn, làm thủ tục thanh quyết toán với tác giả, tổ chức in và phát hành giáo trình của toàn Trường.

5.1.5  Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền)

Hiệu trưởng là người ký duyệt kế hoạch biên soạn giáo trình, ký duyệt các hợp đồng và các bản thanh toán liên quan đến giáo trình.

5.2 Đăng ký biên soạn giáo trình tài liệu

Hàng năm, Tổ trưởng Bộ môn lập đăng ký và lên kế hoạch biên soạn, bổ sung giáo trình của các môn học gửi lên Ban Chủ nhiệm Khoa theo các biểu mẫu BM.01-QT.KHCN.04 và BM.02-QT.KHCN.04.

5.3 Giao kế hoạch

Hội đồng giáo trình của các đơn vị xem xét bản đăng ký của đơn vị mình, cân đối kế hoạch chung toàn đơn vị, chính thức giao nhiệm vụ cho Bộ môn và ký vào bản đăng ký của Bộ môn gửi cho Phòng KH-CN.

5.4 Lập kế hoạch biên soạn

Phòng KH-CN tập hợp, lập bản kế hoạch biên soạn và in giáo trình tài liệu của Trường theo mẫu BM.02-QT.KHCN.04.

Hiệu trưởng xem xét và ký duyệt chính thức kế hoạch giáo trình của toàn Trường.

5.5. Ký hợp đồng biên soạn

Phòng KH-CN trực tiếp ký hợp đồng với từng tác giả theo mẫu Phụ lục 1, 2, 3 Qui cách chế bản bảo thảo theo  BM.03-QT.KHCN.04rồi trình Hiệu trưởng ký duyệt hợp đồng.

5.6. Ký hợp đồng hiệu đính, phản biện

Phòng KH-CN trực tiếp ký hợp đồng với người hiệu đính giáo trình theo mẫu Phụ lục 1, 2, 3 trình Hiệu trưởng ký duyệt.

5.7. Nghiệm thu bản thảo, thanh toán

Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu giáo trình theo mẫu BM.04-QT.KHCN.04.

Hội đồng nghiệm thu xem xét, đánh giá từng giáo trình và lập biên bản nghiệm thu bản thảo giáo trình, tài liệu theo mẫu  BM.05-QT.KHCN.04

Tác giả hoàn chỉnh bản thảo, nộp bản thảo và đĩa mềm ghi nội dung giáo trình cho Phòng KH-CN.

Phòng KH-CN cùng tác giả lập bản thanh toán theo mẫu BM.06-QT.KHCN.04 Tác giả thanh toán với phòng Kế hoạch - Tài chính của Trường.

5.8 In giáo trình

Phòng KH-CN ký hợp đồng in với cơ sở in theo mẫu Phụ lục 4-QT.KHCN.04

Phòng KH-CN nghiệm thu sản phẩm in và làm thanh toán cho cơ sở in theo mẫu BM.07-QT.KHCN.04

5.9 Phát hành

Nhập kho thư viện phục vụ độc giả theo mẫu BM.08-QT.KHCN.04

Nhập kho B để bán cho giáo viên và sinh viên. Sổ theo dõi bán sách theo mẫu BM.09-QT.KHCN.04.

Nhập kho Thư viện Trường theo mẫu BM.08-QT.KHCN.04

Thư viện của Trường bán và nộp tiền Kế hoạch - Tài chính theo từng đợt theo mẫu BM.10-QT.KHCN.04.

6.    Hồ sơ

Các hồ sơ của quy trình được quản lý như sau:

7.    Phụ lục